96 E-Mails erhalten Angestellte pro Tag laut Statistik. Sogar wenn man die 19 Spam-Mails davon abzieht, bleibt immer noch eine ganze Menge übrig. Wer sich aber täglich durch rund 80 Mails ackern muss, will nicht von langatmigen Erklärungen oder übertriebenen Formulierungen gequält werden – sonst landet das eigene Anliegen ganz schnell im Papierkorb.
Wir zeigen Ihnen, welche 7 Fehler Sie unbedingt vermeiden müssen, damit Ihre geschäftliche Korrespondenz gut ankommt und Ihre Business-Mails wirklich bis zum Ende gelesen werden.
Fehler 1: Sie kommen nicht auf den Punkt
Im hektischen Berufsalltag wollen Leser:innen schnell wissen, mit was sie zu rechnen haben. Wer schon in der Betreffzeile schwadroniert oder sich gar mit vagen Andeutungen geheimnisvoll gibt, um das Gegenüber zum Öffnen zu bewegen, hat von vornherein verloren. Dazu ist ein klar formulierter Betreff eine Frage des Respekts: Schließlich kann der Empfänger die Mail dann schneller einordnen und auch ablegen – das erleichtert ihm die Arbeit und spart Zeit.
Besser: Formulieren Sie einen Betreff, der den Inhalt Ihrer E-Mail kurz und prägnant umreißt. Damit erleichtern Sie es Ihrem Gegenüber, Ihr E-Mail nach Thema und Priorität einzuordnen.
Fehler 2: Sie lieben verspieltes Design
Ja, der Berufsalltag ist oft grau und eintönig. Und nichts spricht dagegen, eine farbenfrohe Signatur unter Ihrem Mail einzubauen. Wenn Sie aber vier verschiedene Schriftarten, drei Schriftgrößen und noch dazu zwei unterschiedliche Farben einsetzen, verwirren Sie Auge und Hirn Ihres Gegenübers.
Besser: Verwenden Sie nur eine Schriftfarbe und dazu seriöse Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Calibri – auch wenn Sie in Ihren Augen etwas spießig oder altbacken erscheinen mögen.
Fehler 3: Sie vergreifen sich im Ton
Zu privat oder allzu distanziert: Wie das gesprochene Wort schwingen auch in einem E-Mail persönliche Beziehungen mit. Um Ihrem Gegenüber gerecht zu werden, überlegen Sie sich genau, in welcher Beziehung Sie ihm stehen – und wie Sie umgekehrt von diesem Adressaten angeschrieben werden wollen würden. Das macht es leichter, den passenden Ton zu finden.
Fehler 4: Sie machen Fehler
In der Eile passiert schon mal der eine oder andere Flüchtigkeitsfehler. Ein Text, der vor Grammatikfehlern aber nur so strotzt, vermittelt Inkompetenz und wirkt unseriös.
Besser: Nehmen Sie sich Zeit beim Formulieren von E-Mails und für einen Korrekturgang. Achten Sie auf korrekte eine Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik. Zur Not hilft das Rechtschreibprogramm in MS Word oder online im Duden.
Fehler 5: Sie schreiben, bevor Sie nachdenken
Auch wenn es schnell gehen muss: Wägen Sie genau ab, was Sie schreiben. Und lassen Sie Ihr Mail notfalls ein paar Stunden oder noch besser über Nacht liegen, statt gleich auf Senden zu klicken.
Denn: Was Sie in einer E-Mail schreiben, lässt sich theoretisch noch Jahre später im Wortlaut nachverfolgen und schlimmstenfalls gegen Sie verwenden.
Fehler 6: Sie schreien zu laut
Niemand mag Schreihälse. Erst recht nicht, wenn er oder sie E-Mails ständig mit Ausrufezeichen garniert oder – Gott bewahre – ALLES IN GROSSBUCHSTABEN SCHREIBT. Auch Fetten, Unterstreichen oder unbotmäßiges Markieren der Nachricht mit hoher Priorität wirken aufdringlich und schaden Ihrem Ruf.
Besser: Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht und signalisieren Sie Dringlichkeit allein durch Ihre Wortwahl. Im Notfall hilft es auch, eine genaue Deadline zu setzen. Ebenfalls ungut, wenn es zur Regel wird: eine Lesebestätigung anfordern. Das setzt den Empfänger unnötig unter Druck, zeigt Misstrauen und lässt den Absender wie einen Kontrollfreak wirken.
Fehler 7: Sie drängeln
Wenn Sie sofort eine Antwort brauchen, greifen Sie lieber zum Telefon oder überbringen Sie Ihr Anliegen persönlich. E-Mails gelten als asynchrone Kommunikationsform, es ist durchaus im Rahmen, erst einen Werktag später Antwort zu erhalten.
Tipp: Gerade Kunden wollen nicht immer nur per Mail antworten, sondern oft einfach mal durchklingeln. Das geht aber nur, wenn die Kontaktdaten auf den Text folgen. Prüfen Sie deshalb in jedem geschäftlichen Mail, ob die Signatur vollständig anhängt – samt Telefonnummer und Adresse.
Extra-Tipp:
Gerade, wenn es schnell gehen muss, greift man bei internen Mails gerne mal zu Abkürzungen, unvollständigen Sätzen und verzichtet auf Satzzeichen.
Testen Sie selbst: Wie wirkt folgender Satz auf Sie?
„kannst du das heute schnell erledigen
danke“
Und wie ist es mit diesem?
„Hi,
könntest du das heute noch schnell erledigen?
Danke dir!“
Auch in der firmeninternen Kommunikation gilt: Bleiben Sie höflich, nehmen Sie sich Zeit – und schreiben Sie so, wie auch Sie selbst angeschrieben werden wollen. Sie wollen Ihren Schreibstil nachhaltig verbessern? Unser Team macht Sie zur Edelfeder!